Enfoca tus licitaciones de forma estratégica con un CRM

Este panorama refleja la complejidad y la competitividad de los procesos de licitación, que requieren una gestión precisa y efectiva para maximizar las posibilidades de éxito de las empresas participantes.

La importancia de contar con un CRM en los procesos de licitación

Los criterios de selección en las licitaciones son multifacéticos, evaluando desde la capacidad técnica y solvencia económica del licitador hasta criterios de calidad, sociales y medioambientales. Esta diversidad de requisitos hace que los procesos de licitación no solo sean complejos, sino también intensivos en gestión de información y coordinación de equipo.

¿Cómo pueden ayudarte nuestras soluciones CRM a resolver esta problemática de manera eficaz?

• Automatizar la integración de suscripciones generando alertas de concursos en los que la empresa se encuentra interesada.
• Recabar la información clave (modelado de datos flexible) que los equipos deben gestionar en tiempo y forma: objeto, línea de negocio, tipo de servicio, tipología de contrato, importe global, formas de pago, garantías, plazos, criterios técnicos, económicos, administrativos, puntuaciones, competencia, etc.
• Conocimiento del rol de los contactos relacionados con el proceso que pueden influir en el proceso de decisión y con los que debemos interactuar, antes, durante o con posterioridad al proceso de licitación.
• Valorar las posibilidades de éxito en la convocatoria, partiendo de información histórica que hayamos podido recabar de procesos anteriores.
• Validar el interés en el proceso (circuito de aprobaciones) para que la inversión en tiempo que se vaya a realizar por parte del equipo interno sea comunicada a las diferentes direcciones o comités con la finalidad de que autoricen la dedicación y la prioridad requerida.
• Asignar el equipo encargado de seguir el proceso en cada una de las líneas o departamentos implicados, así como realizar el reparto y seguimiento de las tareas.
• Compartir la documentación en un repositorio centralizado y seguro, integrado con el CRM que sea accesible desde cualquier sitio y lugar por parte del equipo asignado.
• Analizar el estado del flujo del proceso comercial, atendiendo a las etapas que cada organización haya considerado personalizar (estudio, aprobación, desarrollo, cierre), con el control de tiempos, actividades, estados y fechas relacionadas con cada etapa.
• Facilitar soluciones de colaboración en línea como Teams y Chatter para proponer ideas, trabajar de forma conjunta y, en definitiva, conectar equipos.
• Empoderar a los equipos con soluciones ágiles y sencillas, que permitan mejorar su productividad y ofrecerles asistentes (Microsoft Copilot y Einstein Copilot) que les ayuden a la búsqueda, preparación y mejora de la información relacionada con el proceso.
• Automatizar la elaboración de documentación a partir de plantillas documentales y utilizar IA para la propuesta de generación de contenidos que puedan diferenciar o enriquecer la propuesta a desarrollar.
• Validar la propuesta final a presentar por parte de los órganos de gobierno designados en la organización, ya sea a uno o varios niveles.
• Firma electrónica de la documentación u oferta presentada generada a partir de eventos lanzados desde el propio CRM.
• Seguimiento del Pipeline y Forecasting de las oportunidades de negocio, con la posible ayuda de la IA, para alinearlos con los objetivos empresariales, de equipo e individuales.

En un entorno donde la competencia es feroz y los criterios de selección son rigurosos, los sistemas CRM se revelan no solo como herramientas útiles, sino como verdaderos aliados estratégicos. Facilitando desde la gestión documental hasta el análisis de datos y la colaboración en equipo, un CRM bien implementado puede transformar la manera en que las empresas abordan y triunfan en las licitaciones públicas.

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