5 preguntas que debes hacerte para escoger un ERP

Escoger el ERP no es tarea fácil, la diversidad de soluciones existentes en el mercado así como las diferentes tecnologías obligan a realizar un trabajo previo que marcará la elección de la herramienta con la que nuestra empresa podrá crecer.

Entonces, ¿qué hemos de tener en cuenta para elegir un ERP?

Hay varios aspectos que pueden contener la respuesta, vamos a tratar de detallarlos en tan solo 5 puntos.

1. Ya estoy seguro que necesito un ERP, pero ¿lo necesito en toda la empresa?

Las diferentes soluciones que hoy día están en el mercado son en su mayoría modulares, es decir, puedo ir añadiendo aquellos módulos que vaya necesitando en cada departamento, (Compras, Ventas, Almacén,…) desde un núcleo central.

Esto debe hacernos pensar en la escalabilidad de la solución, lo que hoy nos resuelve parte de la gestión, debe darnos garantía de que con el tiempo también podrá solventar la problemática de otras áreas. Es decir, que sea escalable es fundamental.

Hay que conocer las necesidades de cambio o mejora de las diferentes áreas de la compañía y, en cualquier caso, la dirección deberá estar involucrada al 100% en este cambio.

2. El ERP ha de cumplir con las necesidades que tiene la empresa, es la herramienta la que debe adaptarse y no la empresa quien debe cambiar.

En este proceso valoraremos soluciones estándar o de nicho. Además, cuando se llevan a cabo estas implantaciones suele ser el momento ideal para modificar o adaptar determinados procesos de la empresa que se habían quedado obsoletos en el día a día de la empresa.

3. El implantador

Las implantaciones de un ERP tienen un punto crítico, ¿quién es el partner adecuado para llevarlo a término con éxito?

Si la elección de mi ERP es similar al de otras empresas, ¿por qué en unas funciona sin problemas y en otras están constantemente con incidencias?

En este punto sería necesario hacernos algunas preguntas:
– ¿El partner tiene experiencia en el producto?
– ¿Tiene referencias similares a mí?
– ¿Cuántas referencias tiene con este ERP?
– ¿Podrá darme un soporte postventa?
– ¿Su personal está capacitado para formar a mi personal?

4. Tiempos

Ni todas las implantaciones de ERP tienen el mismo periodo de implantación, ni todos los partners tienen la experiencia para realizarlo en un tiempo coherente.

Se debe dejar claro, pues, cuánto se considera mucho tiempo y cuánto es poco tiempo. No todos entendemos lo mismo, pero hemos de ser lógicos en los planteamientos.

Un cambio total en una empresa no puede realizarse en 10 días, no es posible, aunque tampoco es lógico tardar más de un año en el proyecto, sobre todo si el cliente es una pyme (ya que existen casos donde por tamaño de empresa y complejidad de los departamentos, los tiempos son incluso superiores).

Por ello se debe hacer un análisis de requerimientos y dejar pactado con el partner cuáles son los tiempos intermedios (hitos) y el tiempo total de la implantación. Aquí es necesario recordar que, muchas veces, lo barato acaba saliendo caro (los plazos se dilatan y eso se acaba pagando…).

5. Tecnología

Habrá que analizar lo qué tenemos actualmente (infraestructura) y si nos será útil con el nuevo ERP.

No hay que olvidar nunca el aspecto de la movilidad. Cada vez es más necesario llevar la información en una tablet, portátil o incluso el móvil, debemos asegurarnos de que el ERP puede utilizarse desde diferentes plataformas, lo use o no actualmente, ya que es algo que seguramente necesite realizar en el futuro.

Otra pregunta que debo hacerme es cómo tengo solucionado el tema de las comunicaciones, ¿necesito actualizar este área?, ¿estoy preparado para acceder a la información desde cualquier lugar en el que me encuentre? Estas cuestiones nos llevan directamente a hacernos otra pregunta clave: ¿la solución la quiero in-situ, cloud o modalidad SaaS? Las tendencias del mercado nos llevan actualmente hacia modelos cloud y SaaS, con ello nos vemos libres de los gastos de compra de servidores, e incluso con la segunda opción solo pagaremos por las licencias que utilicemos en cada momento.

Teniendo unas respuestas claras sobre estos puntos, habremos dado un gran paso en la elección del ERP y el partner adecuado.