¿Qué puedo hacer con Office 365? (Parte II)

Office 365: la herramienta de productividad definitiva (Parte II)

En este segundo artículo (ver ¿Qué puedo hacer con Office 365 (Parte I)?) veremos otras aplicaciones existentes en la suite de Office 365 destinadas a mejorar la forma que tenemos de trabajar, tanto con nuestros compañeros como con clientes y colaboradores externos.

A día de hoy, considero Office 365 la piedra angular sobre la que construir ese término tan de moda en estos tiempos: el Modern Workplace. Este concepto le da nombre al nuevo puesto de trabajo, adaptado a los retos existentes hoy en día y que pasa por dotar al trabajador de una serie de herramientas que le aseguren la mejor movilidad, integración y comunicación. En definitiva, se trata de que los empleados puedan realizar su trabajo de la mejor manera posible sin importar su ubicación física.
Esa necesidad existente hoy en día es la base bajo la que se han desarrollado las herramientas de Office 365.

OneDrive

En su día a día, el trabajador tiende a almacenar la información que genera en su equipo de manera local.

OneDrive permite a los usuarios almacenar la información con la que trabajan en una ubicación que está permanentemente sincronizada con su espacio de trabajo, accesible desde cualquier equipo con conexión a internet, es decir, alojada en la nube. OneDrive permite que, en el caso de que el hardware del usuario sufra cualquier problema, tenga una copia de toda la información siempre disponible en la nube.

¿Qué me aporta dejar los ficheros desperdigados en el escritorio o en cualquier otra carpeta de mi equipo? Si esa misma información la dejo en OneDrive voy a tener siempre una copia actualizada de todo, voy a poder acceder a ella desde cualquier ubicación física con sólo disponer de conexión a internet y, además, me va a permitir compartirla con otros compañeros o con clientes según mis necesidades.

No hace mucho, estuve en un cliente que sufrió un ataque de una variante del virus “ransomware” que cifra los ficheros de los usuarios impidiendo el acceso a los mismos. Gracias a que la empresa utiliza OneDrive, los usuarios pudieron recuperar la información, un escenario que hubiese sido muy distinto de no no disponer de esta herramienta.

Planner

En el día a día la gestión de cualquier proyecto se lleva a cabo utilizando el correo electrónico. Si bien es una herramienta válida, esa forma de trabajar no nos permite saber en tiempo real el estado de un proyecto, obligándonos a generar una serie de correos electrónicos para obtener respuesta de los implicados.

Planner permite la creación, planificación y gestión de proyectos de una forma mucho más automatizada, aportando siempre información sobre quién tiene que encargarse de una determinada tarea, su estado y fecha de vencimiento.

Para qué gestionar un proyecto a través del correo electrónico si con Planner puedes disponer en tiempo real del estado de dicho proyecto y, por ejemplo, ver comentarios de los actores implicados según vaya avanzando,entre otras funcionalidades.

Teams

El número de herramientas y funcionalidades de Office 365 está creciendo mucho, para gestionar cada una de ellas de una forma eficiente nace Teams.

Teams es una herramienta que engloba el resto de herramientas de Office 365. Gracias a ella, podremos tener en un sólo sitio acceso al resto de aplicaciones. La herramienta permite crear equipos de trabajo cuyos nombres pueden corresponderse, por ejemplo, con el nombre del cliente o del departamento, una vez creados, tendremos acceso al resto de aplicativos desde un único punto.

Así pues, vamos a poder chatear con el resto de integrantes del equipo y con usuarios externos (el chat y todos los ficheros que se mandan son permanentes, como en un grupo de WhatsApp), compartir información a través de la pestaña de Sharepoint e incorporar Planner para gestonar un determinado proyecto, entre otras funcionalidades de Office 365.

Precisamente la característica de englobar el resto de aplicativos convierte a Teams, bajo mi punto de vista, en la mejor herramienta de comunicación existente hoy en día. Microsoft es consciente de ello y es una de las herramientas que más está desarrollando incorporando nuevas funcionalidades de manera regular.

Para ampliar toda esta información sobre Office 365, sus ventajas en cuanto a movilidad, flexibilidad y seguridad, y explicar con más detalle el concepto de Modern Workplace, os dejo este vídeo, donde a través de un caso práctico, podéis ver los usos reales y beneficios obtenidos en dos compañías:

Artículo redactado por Fernando Orera