Cultura de anticipación: Palanca clave en la función financiera

Me gustaría compartir con todos vosotros cómo el concepto «cultura de anticipación» nos inspira en Integra hasta el punto de que llega a definir nuestro propósito, nuestro porqué.

Si analizamos el contexto actual, y más si lo analizamos desde el punto de vista financiero, podemos asegurar que nos encontramos en un entorno Volátil, Incierto, Complejo y Ambiguo. También conocidos como entornos VUCA. Estos entornos están presentes en prácticamente cualquier sector ya sea servicios, industria, tecnología, banca y seguramente muchos otros. Los entornos VUCA obliga a las empresas a adaptarse a los continuos cambios.

¿Cómo podemos enfrentarnos a este contexto?

Yo lo resumiría en dos aspectos clave: la transformación y la anticipación. El ADN de cualquier transformación en un contexto empresarial se compone de 3 pilares:

1. Procesos
2. Personas
3. Tecnología

Si además aplicamos una «cultura de anticipación» en estos 3 pilares y tendremos unas interesantes «palancas» para transformar nuestras áreas financieras y en consecuencia para transformar nuestras organizaciones y adaptarlas a estos entornos VUCA.

1. Cómo anticiparse en procesos

• Colaboración

Fomentar los entornos digitales para que empleados, clientes y socios puedan comunicarse de manera efectiva desde distintas ubicaciones, zonas horarias e idiomas. Apoyados en soluciones de productividad, como por ejemplo la Suite de productos Microsoft 365 y más concretamente su producto estrella en colaboración: Microsoft Teams.

Anticiparse es conocer que este tipo de soluciones están mejorando la productividad de los equipos en compañías de todo el mundo. Y hay que anticiparse porque esto va muy rápido. Teams no lleva ni 3 años en el mercado y ha sido la solución de Microsoft de mayor crecimiento en toda su historia.

Un reciente estudio de Forrester sobre el impacto de Teams en las organizaciones ha publicado datos como que los trabajadores de oficina ahorran 4 horas a la semana, gracias al fomento de la colaboración y el intercambio de datos. Tanto si eres financiero como si no: ¡Calcula! 4h/semana/empleado. Esto se llama productividad.

• Agilidad

Las organizaciones, y por supuesto también las áreas financieras, han de trabar teniendo en cuenta que las circunstancias cambian rápidamente y esto requiere de una cultura de empresa «ágil». Necesitamos desarrollar la capacidad para adaptarnos de forma dinámica a una realidad cambiante, tomando las decisiones más efectivas en función de las circunstancias de cada momento. Un enfoque ágil en la gestión requiere cambiar en ocasiones de paradigma: la nueva «planificación» ahora se llama «revisión». Y por supuesto, tanto cambio y tan rápido si no se gestiona, está abocado al fracaso. De ahí la necesidad de anticiparse también en la Gestión del Cambio.

• Gestión del cambio

Pondré un ejemplo: estos últimos años se ha estado atendiendo una elevada demanda de implantación de herramientas de productividad y colaboración como las que he nombrado anteriormente, ¡bien por esos clientes que se anticipan y las ven venir!

Pero que ha ocurrido en muchas ocasiones: no se ha gestionado el cambio en la organización. Hemos puesto Ferraris en manos de muchos empleados que llevaban años conduciendo un utilitario (un coche pequeño).  Y te puedes imaginar lo que ocurre en estos casos.

Cualquier implantación de una solución tecnológica, cambio de herramienta, de ERP, etc. no consiste en el tradicional proceso:

• Análisis
• Desarrollo/Implantación
• Formación
• Y adiós

Requiere de un proceso paralelo de Gestión del Cambio. Como decimos en Integra: ¡ESTO VA DE PERSONAS!

Fue el propio Microsoft, el año pasado, quien nos seleccionó como uno de los partners estratégicos en España para capacitarnos y certificarnos en la metodología PROSCI para la gestión del cambio.  Ahora ayudamos a Microsoft en grandes organizaciones a corregir la situación que en ocasiones se ha generado al implantar una herramienta muy potente sin haber gestionado adecuadamente el cambio.

¡Anticípate! Seguro que en muchas de vuestras empresas se estará trabajando para planificar un cambio de ERP, o en una solución para la Gestión de la Tesorería como SAGE XRT. Pero ten en consideración el proceso de gestión del cambio desde el principio, no cuando ya sea tarde.

2. Anticiparse en personas

• Formación

Como ya te he comentado, uno de los mantras que tenemos en Integra es el de «esto va de personas». Y en efecto, es así.  Mantener a nuestros equipos continuamente formados y actualizando sus conocimientos y competencias es ya una cuestión de supervivencia. Anticiparse a estas necesidades de formación continua, es por ejemplo, dotar a la empresa de soluciones como campus corporativos online.

• Empoderamiento de las personas

Una palabra «empoderamiento» que la estamos oyendo mucho, que me gustaría presentársela en otro contexto. El pasado mes de julio tuvimos la ocasión de participar en el evento mundial para partners de Microsoft en Las Vegas.  Allí, el CEO de Microsoft Satya Nadella, ante más de 20.000 personas expuso en su charla central la evidente necesidad de empoderar a los «desarrolladores ciudadanos» Cityzen Developers. Se trata de proveer de capacidad de desarrollar soluciones de software a personas que no necesariamente son «programadores».  Todo ello mediante plataformas cada vez más intuitivas y fáciles de usar. Seguro que muchos de vosotros manejáis ya PowerBI para analizar sus cuadros de mando financieros, y es posible que alguno hasta haga sus pinitos creando o modificando esos cuadros de mando.

Pues se trata de avanzar en este sentido, no solo con soluciones como PowerBI, si no con otras como PowerApp que permite desarrollar soluciones rápidas y sencillas que conecten distintas soluciones de negocio.

Por ejemplo, imagínate el valor que puede suponer para tu empresa el desarrollo rápido de una App para el equipo comercial que permita introducir tickets de gastos en tiempo real, pasar un flujo de aprobación y registrar el apunte contable en un ERP.

• Liderazgo

Todo lo que estamos viendo (empoderamiento, formación, colaboración) requiere de líderes que sean capaces de inspirar.  Líderes coach que se enfoquen en desarrollar a otros y en potenciar sus capacidades. De esta manera, de forma exponencial el liderazgo y la cultura de empresa se extenderá por toda la organización.

Los entornos VUCA necesitan también que desarrollemos un liderazgo emocionalmente inteligente que permita a las personas conectar con las necesidades de sus equipos logrando la máxima conexión entre sus miembros.

3. Anticiparse en tecnología

• AaaS  All as a Service (todo como servicio)

El software como servicio, infraestructura como servicio, plataforma como servicio, backup como servicio, Windows como servicio, dispositivos como servicio, y un largo etc.

La revolución que ha supuesto el cloud está transformando la forma de adquirir tecnología. Si eres financiero, no seré yo quien te diga si es mejor el CAPEX o el OPEX, solo sé que hoy en día casi todo en tecnología se puede adquirir en modalidad de pago por uso.

• Datos

¿Conoces la potencia de los datos de su organización? ¿Y lo que puedes llegar a hacer con esos datos aplicando técnicas como estas?

• Business Intelligent
• Big Data
• Machine Learnin
• Deep Learning

Un consejo: No pretendamos correr antes de andar. No nos podemos saltar ningún paso en el «viaje» del valor de los datos:

• Conocer que ha pasado – Analítica descriptiva
• Por qué ha pasado – Analítica diagnóstica
• Qué va a pasar – Analítica predictiva
• Qué hacer para que ocurra – Analítica prescriptiva

• Seguridad

La seguridad siempre es un aspecto crítico a tener en cuenta, porque comprometer la seguridad de una empresa es comprometer las finanzas de una empresa. ¿Has recibido un SMS de correos solicitando 1€ de tasas de aduana? ¿Han oído hablar del fraude del CEO?  Que se lo pregunten a la EMT de Valencia y pregunten dónde han ido a parar los 4.000.000 € que le estafaron a través de técnicas de ingeniería social y phishing.

España entró este año en el TOP10 mundial de ataques de phising. Anticiparse es prevenir y formar a tus empleados. Y con más razón aún si es personal de los departamentos financieros. Soluciones tan sencillas y efectivas como la que nos ofrece el fabricante de seguridad SOPHOS con su Phish Threat – Simulación y formación de ataques de phishing para los usuarios finales.

¿Cómo responderían tus empleados ante un fraude por phising? ¿Están formados y preparados? Qué mejor forma de comprobarlo que con simulaciones que además de identificar estas brechas de seguridad, conciencian y forman a los usuarios para evitarlas.

Conclusiones

La anticipación es clave en un entorno VUCA (Volátil, Incierto, Complejo y Ambiguo). Las herramientas, soluciones o consejos que te he mostrado son solo algunos de los muchos que pueden aplicar para afrontar con garantías los desafíos de esta nueva era.

Enlaces de interés:

• Shophos Phis Threat
• The Total Economic Impact™ Of Microsoft Teams