La importancia de la consultoría para adoptar la tecnología que nos ayude a superar esta crisis

Este año 2020 va a ser un año que no vamos a olvidar en nuestras vidas debido a los cambios que ya ha provocado y que aún provocará tanto en la sociedad como en nuestras vidas personales y profesionales. Y uno de los mayores cambios que se han producido, es el gran salto que han tenido que dar muchas organizaciones en acelerar o, incluso, en comenzar el proceso de transformación digital de las mismas, implantando soluciones tecnológicas que puedan ayudar a los empleados a dotar de herramientas adecuadas para poder trabajar de manera colaborativa y manteniendo la seguridad y productividad necesaria. Pasados ya unos meses desde estos grandes cambios, ¿creéis que la efectividad de esto ha sido la adecuada?

En primer lugar, al igual que una prenda de vestir no luce de la misma manera en una persona o en otra, hay que tener en cuenta que la misma solución tecnológica no va a encajar de la misma manera en cada organización. Factores como las necesidades específicas a cubrir, la cultura corporativa de la empresa o el nivel de digitalización, van a condicionar qué solución es la más idónea para la misma, así como qué camino se debe seguir para llegar al éxito. Es importante dedicar un esfuerzo inicial a estudiar qué solución es la más adecuada.

Y, en segundo lugar, hay que tener en cuenta que toda adopción de una nueva tecnología va a suponer un cambio en la organización. Desgraciadamente, por norma general, los seres humanos somos resistentes al cambio y la primera reacción ante un cambio suele ser el rechazo al mismo. Una organización puede pensar que la tecnología que va a implantar es la mejor solución para poder mejorar el trabajo de los empleados y ser más productivos, pero si no se transmite bien el objetivo del cambio y las ventajas que va a suponer a los trabajadores, se va a percibir como un obstáculo para la realización de las tareas. Para ello, metodologías de gestión del cambio para acelerar la adopción de la tecnología como PROSCI ® son muy importantes para el éxito del proyecto.

Pongamos como ejemplo la solución tecnológica estrella de Microsoft, la cual además está siendo un referente en estos tiempos de teletrabajo, Microsoft Teams. Se trata de una herramienta no solo de comunicación (como podía ser su antecesora Microsoft Skype) sino también una herramienta colaborativa organizada mediante la creación de diferentes equipos, canales y pestañas que persigue ser un hub de trabajo para los empleados de una organización con el objeto de potenciar las capacidades colaborativas y la productividad del puesto de trabajo.

Si una empresa desea utilizar Microsoft Teams como herramienta de trabajo, en primer lugar, debe tener claro para qué quiere utilizarla y qué objetivos quiere perseguir. Uno de los fallos comunes que cometen las organizaciones es utilizar herramientas sin ningún objetivo claro. Por ello, es importante definir unos KPIs en toda implantación de una solución tecnológica para ir midiendo los objetivos deseados de manera periódica. Ejemplos de KPIs podrían ser los siguientes:

Reducción del volumen de correos intercambiados mensualmente en un % determinado.
Reducción del incremento anual del espacio de los buzones de correos en % determinado.
Reducción del tiempo semanal dedicado a reuniones en un % determinado.
Reducción del tiempo promedio de ejecución de proyectos en un % determinado.

Una vez establecidos los objetivos, la labor de consultoría para decidir cómo implantarlo es muy importante. Siguiendo con el ejemplo de Microsoft Teams, no todas las organizaciones están estructuradas de la misma manera, no todas tienen la misma interconexión con otros sistemas, no todas están sujetas a la misma legislación en cuestiones de seguridad o, simplemente, el método de trabajo habitual de trabajo puede ser diferente por colaboración entre departamentos o con gente externa. Una vez analizados todos estos requisitos y particularidades, llega la hora de definir la arquitectura de la solución. Cuanto mejor se hayan identificado estos requisitos, mejor solución se podrá cimentar y mejor impresión inicial dará a los usuarios para esa resistencia inicial que van a tener en la nueva tecnología a utilizar.

Por último, es muy importante realizar una adecuada gestión del cambio. Microsoft se basa mucho en la utilización de la metodología de gestión del cambio PROSCI ® para favorecer la adopción de sus herramientas debido a que el objetivo es que los usuarios las utilicen para poder ponerlas en valor y hacerles ver desde el primer momento que van a ayudar a mejorar su operativa habitual. Para una adecuada gestión del cambio es importante tanto la preparación, como el propio proceso de gestión del cambio y, por último, reforzar el cambio.

Preparación del cambio: El principal objetivo es identificar qué problemas nos vamos a encontrar en la organización, así como establecer y capacitar a un equipo que ayude a gestionar el cambio acelerando la adopción en la organización
Gestión del cambio: El objetivo de esta fase es desarrollar el plan de gestión del cambio, potenciando la comunicación del mismo y capacitando a los trabajadores para que en el momento en que se produzca el cambio tengan ganas de utilizar la tecnología y sean hábiles en la utilización de la misma.
Refuerzo del cambio: Con el objeto de identificar posibles problemas en la adopción de la tecnología, es importante medir los objetivos que nos hemos planteado inicialmente, encuestar a los usuarios sobre la solución y adoptar las acciones correctivas necesarias para solucionar los problemas identificados.

Por todas estas razones comentadas en el presente artículo, considero que una buena consultoría en la implantación de cualquier solución tecnológica es un aspecto realmente clave para que una organización lleve con éxito un proceso de adopción de la misma y más importante aún en tiempos convulsos como en los que nos vemos sumidos en la actualidad, en los cuales una correcta adopción y utilización de recursos es clave para cualquier empresa.

Artículo redactado por Miguel Ibáñez