¿Qué es EDI?

“EDI” ¿Qué es?, proviene del término inglés electronic data interchange. O si lo traducimos al español significa: intercambio electrónico de datos. EDI viene hacer referencia al proceso de intercambio de datos de un sistema informático a otro sistema informático.

El uso de estas plataformas informáticas posibilita el intercambio de documentos y datos comerciales en una amplía red de plataformas y programas.  Este software informático es totalmente independiente del resto de soluciones de software. Por lo tanto, cualquier empresa sea cual sea su solución de gestión (ERP) podrá adaptar su plataforma para el traspaso de comunicación por EDI.

La implementación en nuestra empresa de un sistema EDI va a reportarnos en una serie de beneficios:

• Reducción de costes
• Optimización del rendimiento operativo
• Mejor tratamiento de la información
• Reducción en los ciclos de cobros
• Mejor atención al cliente
• Disminución de errores

¿Por qué usan EDI las empresas?

La puesta en común de un mismo código de comunicación a nivel empresarial ha proporcionado una reducción en el número de documentos que se intercambian en las diferentes operaciones comerciales. EDI ha permitido agilizar los procesos de comunicación empresarial ofreciendo todos los detalles de un pedido o factura al cliente o proveedor.

Con EDI las empresas tienen un problema menos, las diferentes lenguas no son un obstáculo para la herramienta. Un comerciante chino puede gestionar sus pedidos a su proveedor noruego sin ningún problema y todo a través de la solución de software.

Requisitos para el intercambio electrónico de documentos EDI

EDI se caracteriza por ser un sistema de comunicación que permite el envío y recepción de documentos electrónicos entre los diferentes sistemas informáticos que generan una relación comercial.

Hablar de EDI viene a colación el intercambio de documentos necesarios para establecer una relación comercial: pedido, albarán, recepción y factura. Este intercambio de datos ha ido evolucionando según las necesidades que requiere el comercio internacional. Nuevos formatos, documentos, estándares y protocolos que son admitidos en este software de comunicación.

¿Qué documentos comerciales se pueden intercambiar por EDI?

• Pedidos
• Albaranes
• Facturas
• Relaciones de facturas

En cuanto a si EDI es un lenguaje universal, EDI mantiene los estándares EANCOM y EDIFACT. Son lenguajes que utiliza el software para comercio, transportes y administración. Además de esto dos, existen otros estándares utilizados en el sector sanitario (HL7), industria (ODETTE). En el momento de decidirnos por EDI, tendremos que comprobar y verificar si los estándares son compatibles.

Beneficios

El uso de EDI en nuestra empresa no debe tomarse como un ejercicio concreto, sino más bien como un planteamiento a largo plazo que proporcionará más beneficios a la empresa y nos permitirá:

• Reducir nuestra cadena de suministros
• Envío y recibo de información más preciso
• Mayor visibilidad en la información oportuna
• Mejor seguimiento en las transacciones
• Comunicación con clientes y proveedores reforzada
• Menos errores administrativos
• Optimización del capital circulante

El uso de EDI en nuestra empresa va a facilitar los trámites de documentación entre empresas, clientes, proveedores de manera automática. Con este sistema, la información de orden de entrega de mercancía sabrá que tendrá que recibir una factura según las cantidades recibidas. Esta automatización permitirá rechazar facturas si las cantidades no coinciden.

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