En muchas ocasiones, las novedades legislativas nos ponen en la tesitura de preguntar a los clientes si tienen un software que les ayude a cumplir con la nueva normativa. En los últimos años hemos asistido a varios que han tenido un gran impacto en todas las empresas: GDPR, registro de la jornada, cumplimiento en materia de igualdad…, y desde Integra siempre hemos tratado de asesorar y guiar a nuestros clientes a través de soluciones que en ocasiones hemos desarrollado internamente. Sin embargo, en esta ocasión, el cambio no afecta directamente al software, sino a la forma en la que las empresas tienen que gestionar su contabilidad.

La nueva ley de fraude fiscal

La nueva ley contra el fraude fiscal que se publicó el pasado 10 de Julio de 2021 (Ley 11/2021, de 9 de julio, por si queréis indagar) y que en su mayor parte entró en vigor al día siguiente incluye importantes cambios en varios impuestos, la desaparición del término “Paraíso Fiscal”, limitaciones en los pagos en efectivo al que se le dio más bombo en las noticias este verano o nuevas obligaciones de suministro de información en operaciones con monedas virtuales.

¿Cómo afecta el cambio legislativo al software de contabilidad?

A pesar de que la ley es extensa y sus cambios numerosos, queremos poner foco en lo que afecta al apartado del software. Y es que este apartado es el que no entró en vigor hasta el pasado 11 de octubre de 2021. La ley prohíbe el uso de sistemas informáticos que permitan manipular la contabilidad. Los artículos referidos al uso de programas de contabilidad son el 29.2.j) y el 201.bis de la Ley General Tributaria:

• Artículo 29.2.j) Establece “la obligación, por parte de los productores, comercializadores y usuarios, de que los sistemas y programas informáticos o electrónicos que soporten los procesos contables, de facturación o de gestión de quienes desarrollen actividades económicas, garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación en los sistemas mismos.”
• Artículo 201.bis Este artículo regula las infracciones por fabricación, producción, comercialización y tenencia de sistemas informáticos que no cumplan las especificaciones exigidas por la normativa aplicable
  • El apartado 1 define como infracción tributaria grave la fabricación, producción y comercialización de sistemas y programas informáticos o electrónicos que:
    • Permitan llevar contabilidades distintas en los términos del artículo 200.1.d) de esta Ley;
    • Permitan no reflejar, total o parcialmente, la anotación de transacciones realizadas;
    • Permitan registrar transacciones distintas a las anotaciones realizadas;
    • Permitan alterar transacciones ya registradas incumpliendo la normativa aplicable;
    • No cumplan con las especificaciones técnicas que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, así como su legibilidad por parte de los órganos competentes de la Administración Tributaria, en los términos del artículo 29.2.j) de esta Ley;
    • No se certifiquen, estando obligado a ello por disposición reglamentaria, los sistemas fabricados, producidos o comercializado.

• El apartado 2 del artículo 201.bis se refiere a la tenencia por los usuarios de sistemas y programas informáticos o electrónicos que no se ajusten a lo establecido en el artículo 29.2.j) de esta Ley, cuando los mismos no estén debidamente certificados teniendo que estarlo por disposición reglamentaria o cuando se hayan alterado o modificado los dispositivos certificados.

¿A quién afectan estas novedades legislativas?

La nueva normativa afecta a autónomos y empresas, que deberán contar con sistemas informáticos que garanticen la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros.

Por supuesto, también implica a los fabricantes y distribuidores de este tipo de sistemas que no cumplan con la normativa, ya que también será motivo de sanción.

Y como muchas veces nos dicen los clientes con estos cambios, esta es la cuestión: las sanciones. Multas de hasta 50.000€ para cualquier usuario que utilice o tenga un programa informático de doble uso. La tenencia del programa también será sancionable, aunque no se utilice para llevar una doble contabilidad.

Más severas por la fabricación, producción y comercialización de softwares de doble uso que permitan la manipulación de la contabilidad, estas empresas serán sancionadas con multas de hasta 150.000 euros. La cuantía en ambos casos se verá multiplicada por cada año en el que se haya producido dicho incumplimiento.

¿Qué cambios debemos hacer en nuestro software de contabilidad?

A pesar de todo lo indicado hasta el momento, ¡tranquilos, aún estamos a tiempo de evitar problemas! Aun no se han establecido las especificaciones técnicas que deben cumplir dichos programas (los puntos e) y f) del del 201 bis). Lo que sí sabemos es que una vez dispongamos de esta información será necesario que estos softwares estén certificados y utilicen formatos estándar para su legibilidad.

En los próximos meses asistiremos a nuevas dudas e incógnitas, pero una cosa está clara, los fabricantes de primer nivel como SAGE o Microsoft (de los cuales somos partners) se juegan mucho y garantizarán el cumplimiento de la legalidad; mientras que otras opciones (software ilegal, sin mantenimiento por parte del fabricante o soluciones económicas comercializadas por internet) nos puede poner en riesgo.

Nosotros os mantendremos al tanto de todas las actualizaciones que vayan saliendo y estaremos a vuestra disposición cuando estéis preocupados por vuestra situación actual para daros alternativas seguras. Por lo que seguid atentos de nuestro post, nuestras redes sociales y nuestros expertos.

Por cierto, si te has quedado al margen de alguno de los cambios mencionados al principio o crees que la forma en la que los estás cumpliendo son mejorables, no dudes en revisar nuestros webinars y contactar con nosotros para que podamos asesorarte.

Artículo redactado por Álvaro Ramos