Auditorías no anunciadas en BRC

Recientemente ha sido publicada la guía para la realización de auditorías no anunciadas en varios protocolos BRC, en línea con los requerimientos de la GFSI (Global Food Safety Initiative) y al que también se han unido otros referenciales de inocuidad alimentaria como FSSC 22000 o IFS.

Esta nueva tendencia en el mundo de la industria alimentaria va a demostrar la confianza que se puede tener en el grado de implantación de estos estándares y va a requerir un mayor rigor y compromiso de las organizaciones para su mantenimiento continuado. Gracias a esto, los clientes van a tener las mayores garantías en estas organizaciones certificadas, ya que habrán demostrado la eficacia de su sistema.

El nuevo protocolo de BRC para auditorías de certificación incluye la realización de auditorías no anunciadas cada 3 años, es decir que al menos una de las auditorías realizadas por la organización a partir de 2021, debe ser no anunciada. En ciclos posteriores se repite la misma sistemática de tal manera que al menos cada 3 años haya una auditoría no anunciada. Por descontado los emplazamientos con calificaciones C o D tendrán más auditorías anunciadas que las representadas en el ejemplo.

Ejemplo de periodicidad de auditorías no anunciada:

Los estándares BRC afectados son los siguientes:

– BRC Food v 8 a partir del 1 de febrero de 2021

– BRC IOP v 6 a partir del 1 de febrero de 2021

– BRC S&D v 4 a partir del 1 de mayo de 2021

El proceso de planificación de las auditorías no anunciadas es responsabilidad de la Entidad de certificación. Una vez realizada la auditoría anunciada y en un plazo de 3 meses el Organismo de certificación notificará si al año siguiente tendrá lugar la auditoría no anunciada sin concretar la fecha real de realización. La auditoría no anunciada puede tener lugar en cualquier momento durante los 4 meses anteriores a la fecha de vencimiento de la auditoria e incluidos los 28 días anteriores a esta fecha.

Cuando un emplazamiento no realiza una auditoría no anunciada dentro del período de 3 años, puede dar lugar a que la auditoría final sea rechazada por el BRC y el emplazamiento pierda su certificado hasta que realice una auditoría no anunciada. El cambio de Entidad de certificación no cambia el requisito de realización de auditoría no anunciada.

Cuando se trata de auditorías iniciales o de ampliación de alcance fuera de la auditoría anual programada, éstas siempre serán anunciadas a no ser que se haya solicitado específicamente que se desea realizar una auditoría no anunciada.

Las auditorías solo podrán tener lugar en ese periodo de 4 meses en días laborables y no designados como días no auditables o de no funcionamiento del centro.

Los días no auditables son aquellos en los que realmente no puede tener lugar la auditoría por causas justificadas. Los emplazamientos pueden designar un máximo de 10 días no auditables y en el caso de sitios con calendario de auditorías cada 6 meses podrán designar un máximo de 5 días no auditables. Pero en estos días no auditables, no están contemplados los días de cierre o no funcionamiento, por lo que también deben ser notificados. Estas fechas y sus motivos, comunicadas con al menos 4 semanas de antelación, se estudiarán por parte de la Entidad de Certificación quien puede rechazarlas si la causa no es justificable a su juicio.

Se considera una causa justificada una visita de cliente para una primera producción, pero no una ausencia por vacaciones o baja, ya que, según la norma, los puestos clave, incluido gerencia deben tener designado un sustituto.

Las auditorías no anunciadas también son de aplicación a emplazamientos con producción estacional, pero teniendo en cuenta los siguientes requisitos:

Se debe informar al Organismo de certificación de las fechas previstas de producción estacional
Cuando la duración de la temporada sea inferior al periodo de 4 meses auditable, los días no auditables serán proporcionales, por lo que si la campaña dura 2 meses los días no auditables serán 5.

La información sobre la ubicación del emplazamiento, el horario de trabajo, las personas de contacto y requisitos de ropa y EPIS se habrán comunicado previamente a la Entidad de certificación. El auditor debe está adecuadamente identificado y el emplazamiento puede confirmar su identidad con el organismo de certificación.

La auditoría no anunciada se iniciará con una reunión de apertura y antes de 30 minutos de la llegada del auditor debe comenzar en la zona de producción. En la reunión de apertura se determinará y ajustará el programa de auditoría. La duración será la misma que para las auditorías anunciadas.

Es posible realizar auditorías combinadas de otros protocolos sí disponen de modalidad no anunciada, es decir es posible auditar BRC e IFS en modalidad no anunciada de forma simultánea.

Una vez realizada la auditoría el sistema de información y corrección de las No Conformidades es el mismo, 28 días a partir de la finalización de la auditoría. El informe y las evidencias aportadas es revisado y si el Organismo de certificación estima conceder el certificado, éste se emitirá en un plazo de 42 días. La calificación se corresponderá con las de auditorías no anunciadas con el + detrás de la calificación obtenida y además se indicará en el propio certificado.

Si la organización se niega a realizar la auditoría no anunciada, se le suspenderá la certificación y permanecerá suspendido hasta que se pueda completar una nueva auditoría no anunciada. Esta nueva auditoría no anunciada, que tendrá lugar dentro de los 4 meses siguientes a la auditoría denegada será realizada por el mismo organismo de certificación, a menos que el BRC otorgue una concesión para cambiar de organismo de certificación durante este período.

Si no hay producción en el emplazamiento durante toda la auditoría ésta no se podrá realizar y será necesario organizar otra auditoría no anunciada.

Si tras una auditoría no anunciada un emplazamiento no se puede certificar por las No Conformidades identificadas, se deberá volver a auditar tras abordar u corregir las No Conformidades detectadas. La nueva auditoría no tendrá lugar antes de 28 días naturales desde la fecha de la auditoría que será anunciada y realizada por el mismo Organismo de certificación salvo que BRC otorgue una concesión especial.