Cómo CRM puede ayudarte en la captación de nuevos alumnos

Los cambios sociales, culturales y económicos exigen realizar cambios en los procesos de gestión. La necesidad de una gestión más simple y eficaz en la relación con el alumnado, se convierte en elementos clave de las instituciones educativas.

Actualmente, la gran oferta educativa que tenemos hace que los centros educativos adopten técnicas de captación y fidelización de alumnos. Poco a poco el proceso de captación y gestión de alumnos se va automatizando. Para ello, disponemos de la solución CRM que proporciona un soporte multicanal para facilitar la relación entre el centro educativo y el entorno del alumno. Además, busca tener un seguimiento de la evolución académica de los alumnos dentro del centro educativo.

¿Qué es un CRM?

La herramienta CRM de Microsoft Dynamics 365,  permite mejorar el proceso de ventas de tu centro educativo. Para facilitar el trabajo a los responsables de captación de nuevos candidatos, Dynamics 365, te ayuda a integrar toda la información de los alumnos previa a la inscripción. Una vez hecha esa inscripción, el CRM te dará un control comunicativo con el centro.

La gran ventaja de Dynamics 365 es que dispone de diferentes módulos para la coordinación de la gestión de captación de alumnos. Entre otros módulos más, el módulo de marketing integra la capacidad de automatizar las acciones de comunicación. Otro módulo importante es el de customer services, que ofrece a los clientes un servicio personalizado a través de la inteligencia artificial implantada por Microsoft.

Proceso

Desde el primer contacto que un interesado tiene con el centro, se clasifica como candidato. Este primer contacto puede venir de una búsqueda por Internet, un formulario, landing page, redes sociales, una consulta personal o teléfono.

Una vez que el candidato está registrado en el CRM, se registraran todas las acciones realizadas con él. El proceso comunicativo seguirá siempre el mismo camino para tener constancia de en qué situación se encuentra el candidato. Las etapas del proceso de comunicación empiezan desde la multicanalidad en el primer contacto, luego se encuentra el proceso de lead nurturing, donde se empiezan a crear relaciones de valor con el alumno. Seguidamente, se hace un lead scoring para clasificar a los candidatos según su interés académico y para finalizar el proceso la fase back office, que se trata de las tareas de administración de las matrículas.

Cuando el candidato pasa a denominarse alumno, se lleva un proceso de integración con la gestión académica del centro. Con esto consigues una visión completa del alumno, para una futura gestión de incidencias, becas o planes de estudios que el  alumno tendrá.

Finalizado el ciclo educativo con alumno, se puede seguir manteniendo una gestión de ex alumnos para futuras campañas donde se quiera que estén presentes.

Funciones

Con la adaptación de Dynamics 365 for Sales al proceso de captación de alumnos, se pueden nombrar una serie de funciones principales, para que los centros educativos cubran sus necesidades comerciales.

• Dar soporte al proceso de comunicación y selección de leads.
• Control absoluto de la información del alumno.
• Obtener oportunidades de nuevos alumnos para el centro.
• Integración con los sistemas de gestión del centro.
• Gestión de plazas, cupos y concurrencias
• Automatización del Marketing.
• Mejora de la relación con el alumno y su experiencia con el centro al tener nuevos canales de comunicación digitales y directos, así como potenciar la venta del centro.
• Integración con Office 365
• Análisis de los datos, gráficos y cuadros de mandos. Visibilidad de ellos con Power BI.

Beneficios

Con el uso de Dynamics 365 se obtienen una serie de beneficios para su centro educativo, que se verán reflejados en futuras matriculaciones de alumnos. A continuación, se nombrarán algunos de ellos:

• Facilita la comunicación electrónica entre el centro y sus diferentes públicos.
• Reducir los procesos de captación de nuevos alumnos y mejorar la comunicación con los actuales.
• Permite trabajar con gran cantidad de información relacionada con el centro.
• Automatizar procesos de gestión y reducir los costes educativos.

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Artículo redactado por Álvaro de Tomás