Cómo evitar las consecuencias penales del uso de software ilegal

El pasado 1 de julio de 2015 entró en vigor el nuevo Código Penal y trajo consigo una nueva normativa referente a la protección de derechos de autor de software. Esta ley permite sancionar a las pymes con multas de hasta 280.000 euros si utilizan software sin la compra de licencias, lo que se conoce habitualmente como software pirata.
El objetivo de este post es informaros de los importantes cambios que implica esta norma, las consecuencias de su incumplimiento y los sistemas de los que disponemos para controlar los riesgos.

Los artículos del código penal 270 a 272 que contienen la nueva normativa de uso del software en las empresas, presentan los dos siguientes cambios significativos:

• Se sustituye “ánimo de lucro” por beneficios económicos directos o indirectos (como es el caso de una web de descarga con publicidad o de la mejora competitiva de la empresa y de la productividad de los empleados que conlleva el uso de software pirateado).
• La empresa es responsable de la instalación y uso indebido, tanto la persona jurídica como directivos y empleados, teniendo en cuenta distintos niveles en función del cargo; pero los administradores y responsables de sistemas tendremos una responsabilidad fundamental.

Además de estas modificaciones, hay que pensar también en las políticas concretas de cada fabricante (que en muchos casos, aceptamos sin leer) y que le autoriza, como propietario del software, a realizarnos auditorias, entre otras acciones de control.

Otro de los aspectos importantes que ha cambiado son los roles y responsabilidades (Artículos 31 y 31 bis), ante el incumplimiento de la ley, que ahora son: para los administradores de empresa, siempre que no se aporten evidencias de instrucciones específicas prohibiendo estas prácticas al responsable de sistemas; para el responsable de sistemas cuando no haya evidencias de instrucciones del administrador de empresa; y para los empleados si se acredita la autoría material y existen instrucciones específicas al respecto.

Además de una multa considerable, las consecuencias del incumplimiento de esta nueva legislación pueden ser nefastas pero pueden incluir la pérdida de concursos públicos y de socios financieros. Además, hay que tener en cuenta que la denuncia puede venir por parte de los propios empleados o ex empleados.

Para denunciar estos casos de uso de software ilegal, los profesionales del sector podemos acudir a la BSA, una asociación sin ánimo de lucro creada para defender los objetivos de los autores y de sus socios de hardware.

La clave para evitar todos estos riesgos es contar con un sistema de organización y control de uso del software en nuestras organizaciones.

Os resumimos, en cinco puntos, las acciones que debería englobar este sistema y donde la implicación de los administradores de la compañía debe ser un requisito primordial para que sean efectivas.

• Identificar y documentar el ámbito de aplicación dentro de la empresa.
• Formar y concienciar sobre la necesidad y beneficios de utilizar software legal.
• Utilizar un modelo de gestión con recursos personales, técnicos y financieros asignados.
• Disponer de una herramienta de gestión de activos de software (SAM) como OCS que es gratuita, se instala en la red interna de empresa y nos proporciona información detallada de las licencias de software que posee cada usuario.
• Verificar periódicamente este sistema.

Espero que este artículo os sea de utilidad para cumplir con esta nueva ley de forma efectiva y ágil. Si queréis ampliar la información y ver una demo de la herramienta OCS para el control del uso de software podéis descargaros el contenido y vídeo del webinar Evita las nuevas consecuencias penales del software ilegal para las empresas.

Autor: Carlos Cubero