¿Cuánto gasto en formación de Prevención de Riesgos Laborales? ¿Cómo minimizar el coste?

Las empresas deben formar a sus trabajadores en prevención de riesgos laborales de forma obligatoria. Muchas de ellas subcontratan esta formación o tienen dificultades para hacer efectiva antes de que el trabajador se incorpore al puesto de trabajo por diversos motivos: en ocasiones deben esperar a disponer de un grupo suficiente para llenar un grupo presencial; en otras, la formación la imparte personal interno que debe desplazarse entre delegaciones, etc. Todo esto implica riesgos por incumplimiento de la normativa, con la consiguiente sanción aplicable. Por otro lado, el coste de este tipo de formación supone un esfuerzo económico considerable para las empresas.

La primera pregunta que debemos hacernos es: ¿Cómo lo estoy haciendo? Evidentemente, la fórmula para dar solución a la necesidad se hace compleja especialmente cuando se trata de organizaciones con un amplio número de trabajadores y alta rotación. También para aquellas que deben permitir el acceso continuo de personal externo a sus instalaciones.

La segunda es ¿Lo estoy haciendo bien? Es decir, ¿soy capaz de informar en el instante necesario? ¿Tengo garantías de que la formación/información es adecuada? ¿Puedo evidenciar que ha sido completa? ¿Puedo verificar si ha sido efectiva? ¿Podría estar expuesto a sanción? En definitiva: ¿Soy capaz de cumplir con todos los requisitos que establece la Ley?

Y en tercer lugar: ¿Cuánto me está costando? ¿Considero que los costes de la formación/información PRL son adecuados? ¿He conseguido minimizarlos? O dicho de otra manera… ¿Lo estoy haciendo bien al menor coste?

Actualmente estamos ayudando a nuestros clientes a minimizar costes económicos y riesgos por incumplimiento poniendo a su disposición una solución tecnológica consistente en una plataforma LMS con los contenidos adecuados para la formación en materia PRL y proporcionando códigos eLearningPass. Además de resolver los riesgos mencionados, tiene otras ventajas frente a la manera tradicional de llevar a cabo esta formación:

• Agilidad en la realización del curso por parte del trabajador ya que el Responsable de RRHH entrega el código para su acceso inmediato online a la formación sin más trámites
• Queda registro de acceso, permanencia y seguimiento de los contenidos por parte del trabajador
• Obtención automática del diploma del curso tras la superación de las correspondientes pruebas de conocimientos
• Optimización de costes

La aplicación práctica que hemos llevado a cabo en diferentes empresas demuestra que, una vez más, la aplicación inteligente de tecnología e innovación para dar solución a las necesidades de la empresa optimiza costes y reduce riesgos, mejorando sistemas y aprovechando al máximo los recursos disponibles.

La extensión de este modelo es aplicable a manuales de bienvenida, transferencia de know how interno entre delegaciones, mejora de competencias, etc.

La pregunta clave que debemos hacernos es ¿cuánto gasto al año en formación PRL?

Hacemos números: un caso real

Situación inicial

La Empresa A es una organización de ámbito nacional con sede en Madrid y dispone de 7 delegaciones en diferentes puntos de la geografía nacional. Cada delegación proporciona formación inicial PRL a 150 trabajadores de media cada ejercicio.

Inicialmente entrega a los trabajadores un documento informativo con los riesgos y medidas preventivas del puesto y solicita la firma de haber leído y estar conforme.

Para cumplir con el requisito de “una formación teórica y práctica, suficiente y adecuada” determina realizar sesiones presenciales con personal técnico para el refuerzo del aprendizaje.

Para ello agrupa trabajadores de 15 en 15 según disponibilidad y desplaza a uno de sus técnicos PRL desde la central a cada delegación cuando la organización de las sesiones lo permite. Esta formación se imparte durante 3 horas.

Coste de dedicación del personal

3 h x 150 trabajadores x 7 delegaciones x 25 €/h coste de trabajador = 78.750 €

Este coste va a ser invariable, pues se refiere a la dedicación al curso dentro de la jornada laboral.

El coste de la impartición sobre el que se puede actuar se refiere a los del técnico PRL, que, dado que debe desplazarse, para cada sesión emplea una jornada completa. Los costes de desplazamiento y dietas ascienden a 200€ de media por jornada.

Coste de impartición

8 h/jornada x 1 téc. x 10 jornadas/deleg. x 7 deleg. x 35 €/h coste técnico + 200 €/jor. x 10 jor. X 7 delegaciones = 33.600 €

Primera decisión

La Empresa A determina no seguir desplazando al técnico PRL desde la central ya que la coordinación de las sesiones se está complicando debido a las obligaciones tanto del técnico como de cada participante. Esto está haciendo que, en ocasiones, se dilate demasiado en el tiempo la ejecución de estas sesiones.

Por ello comunican a cada delegación que a partir de ese momento cada una de ellas subcontratará con un proveedor local la impartición de formación PRL. El importe medio de cada sesión asciende a 90€/h.

El coste de participación sigue siendo el mismo: 78.750 €

Coste de impartición

10 sesiones/delegación x 7 delegaciones x 3 h/sesión x 90 €/h coste formación = 18.900 €
Con esta solución la empresa ha reducido sus costes en 33.600 € – 18.900 € = 14.700 €

Segunda decisión: la optimización

Con el cambio de decisión, la Empresa A está muy satisfecha por la reducción de costes, pero llega a la conclusión de que no ha conseguido demasiadas mejoras prácticas. La realización de la formación se sigue dilatando en el tiempo hasta conseguir hacer grupos de 15 y los costes siguen siendo elevados. Además, caen en la cuenta de que en ocasiones se incorpora personal que para cuando se consigue crear un grupo ya no continúa en la organización, con lo que no ha recibido la formación que requería el puesto.

Tras analizar la situación con detenimiento piensan cómo utilizar la tecnología para resolver la necesidad de inmediatez en la formación, garantizar la asimilación y comprensión de contenidos y reducir los costes.

Deciden asesorarse por una empresa experta en soluciones e-learning y poner en marcha un programa de formación en esta modalidad. Para ello realizan una inversión inicial por parte del técnico PRL para el desarrollo de los contenidos y dejan en manos de los expertos la elaboración de un producto que transforme dicha información en aprendizaje, debiendo acceder el participante a todos los contenidos teórico-prácticos para poder realizar una prueba de evaluación que evidencie que se han adquirido y comprendido los contenidos. ¿Cómo es la situación ahora?:

Inversión inicial

20 horas de técnico x 35 €/ hora de técnico = 700 €

Virtualización de contenidos = 900 € (personalización plataforma opcional)

Total inversión inicial: 1.600 €

Coste por uso

2,20 €/h alumno x 3 h curso x 150 trabajadores x 7 delegaciones = 6.930 €

Es decir, aplicando la tecnología a la formación la Empresa A ha conseguido:

• ¡Más de un 50% de reducción de costes el primer año con respecto a la mejor de las soluciones!
• ¡Casi un 65% de reducción de costes tras la inversión inicial!

Y todas las ventajas mencionadas: seguimiento de la formación en el instante necesario, adaptación a las necesidades del participante, minimización de riesgos de sanción, evidencia de seguimiento y asimilación…

Ahora sí “lo están haciendo bien y al menor coste”.

Si quieres saber más acerca de Prevención en Riesgos Laborales puedes descargarte el contenido y video del Webinar Automatiza la gestión de Prevención de Riesgos Laborales y la Coordinación de Actividades empresariales