Manejar grandes volúmenes de documentos, garantizando su accesibilidad y manteniéndolos siempre actualizados, es uno de los grandes desafíos de la era digital para las empresas. Hoy, en un mundo en el que ya nada debería estar en papel, contar con un flujo continuo y optimizado de acceso a la información es esencial. La digitalización no solo enfrenta este reto, sino que crea un espacio de trabajo más ágil y eficiente que el tradicional. Soluciones como SharePoint, Power Automate y Azure OpenAI permiten optimizar la gestión documental. ¿Quieres saber cómo lo logran?
La suma de estas tres herramientas crea una sinergia poderosa que transforma la gestión documental en una experiencia fluida y eficiente, facilitando la colaboración y el acceso rápido a la información. Por ese motivo es importante destacar el papel que hace cada una de ellas y el impacto de la inteligencia artificial para mejorar estos procesos empresariales.
SharePoint como repositorio central y plataforma de colaboración
SharePoint actúa como el repositorio central donde se almacenan y organizan todos los documentos de la empresa. Con SharePoint, los empleados pueden colaborar en tiempo real, acceder a la última versión de un documento y encontrar la información que necesitan. Además, permite definir permisos y gestionar versiones, lo que garantiza la seguridad y el control de los documentos.
SharePoint envía alertas y organiza los documentos en carpetas dinámicas, mientras que Power Automate y Azure OpenAI permiten automatizar la entrada de nuevos documentos y clasificarlos adecuadamente.
Automatización de flujos de trabajo con Power Automate
Power Automate se encarga de coordinar los flujos de trabajo entre SharePoint y Azure OpenAI, automatizando tareas repetitivas y desencadenando acciones basadas en eventos específicos. Por ejemplo, cuando se sube un nuevo documento a SharePoint, Power Automate puede activarse para clasificar, etiquetar y organizar automáticamente el archivo.
Power Automate no solo organiza documentos automáticamente en SharePoint, sino que también envía los documentos a Azure OpenAI para su clasificación o análisis, retornando después la información extraída y guardándola en SharePoint.
Azure OpenAI para aplicar inteligencia artificial a la gestión documental
Azure Open AI puede clasificar automáticamente los archivos, extraer datos clave (fechas, nombres, importes) y generar resúmenes. Al retornar esta información a SharePoint mediante Power Automate, los documentos quedan organizados de manera inteligente, y su contenido es fácil de buscar y acceder. Azure OpenAI permite que los documentos se clasifiquen y etiqueten automáticamente en SharePoint, facilitando la búsqueda en función de palabras clave o temas específicos y mejorando la eficiencia en la gestión documental.
El flujo de gestión documental paso a paso
Llevado a la práctica, podemos ver un ejemplo sencillo de un flujo de gestión documental muy habitual:
Recepción y subida automática de documentos a SharePoint
Los documentos llegan a SharePoint mediante canales como correo electrónico o formularios digitales. Power Automate detecta estos documentos nuevos y los envía automáticamente a Azure OpenAI para su clasificación y análisis de contenido.
Clasificación y etiquetado automatizado por Azure OpenAI
Una vez en Azure OpenAI, el documento se analiza utilizando procesamiento de lenguaje natural (NLP) para determinar su categoría (factura, contrato, reporte) y extraer datos relevantes. Power Automate recibe la clasificación y las etiquetas generadas por Azure OpenAI y las envía de vuelta a SharePoint, donde el documento es almacenado en la carpeta correspondiente con las etiquetas aplicadas.
Automatización de notificaciones y flujos de revisión
Power Automate se encarga de activar alertas o notificaciones para los usuarios que deben revisar o aprobar el documento. Esto asegura que los documentos críticos reciban atención inmediata sin necesidad de revisión manual constante, optimizando la colaboración y manteniendo un flujo eficiente.
Acceso rápido a la información
Gracias a las búsquedas contextuales habilitadas por Azure OpenAI, los empleados pueden encontrar documentos específicos en segundos.
Mejora en la colaboración
SharePoint permite la colaboración en tiempo real y la seguridad de versiones, mientras que Power Automate automatiza flujos de trabajo que garantizan que los documentos se mantengan actualizados y accesibles.
Búsqueda inteligente y acceso rápido en SharePoint
Gracias a la IA de Azure OpenAI, los usuarios pueden hacer consultas en lenguaje natural en SharePoint para encontrar documentos específicos. Por ejemplo, al buscar “contratos del último año con el cliente X”, Azure OpenAI interpreta la búsqueda, encuentra los documentos relevantes en SharePoint y los presenta al usuario de manera inmediata.
Mantenimiento de documentos y control de versiones
Power Automate programa revisiones periódicas y actualizaciones de documentos. Además, SharePoint gestiona el control de versiones, asegurando que los documentos siempre estén actualizados y se mantenga un registro de cada cambio.
La integración de estas tres herramientas ofrece beneficios importantes para la gestión documental de cualquier empresa:
Ahorro de tiempo y reducción de errores
La clasificación y organización automática de documentos reduce los errores manuales y ahorra tiempo en la búsqueda y acceso a la información.
Automatización escalable y eficiente
Power Automate permite a las empresas escalar sus flujos de trabajo a medida que crece el volumen de documentos, mientras que Azure OpenAI asegura que clasificación y extracción de datos sea precisa y adaptable.
Un ejemplo de aplicación para comprender esta solución
En el caso de aplicar esta combinación a un proyecto enmarcado en el sector de la consultoría financiera que enfrente dificultades para organizar, buscar y mantener al día una gran cantidad de documentos de clientes, reportes y contratos. En este caso, la búsqueda manual y la clasificación ocupa demasiado tiempo, afectando la productividad del equipo. Estos serían motivos más que suficientes para automatizar y mejorar el proceso de estas gestiones con la suma de estas tres herramientas.
Beneficios obtenidos
Ahora, cada vez que se recibe un nuevo contrato o reporte, Power Automate y Azure OpenAI se encargan de clasificar el documento y etiquetarlo con datos específicos como el nombre del cliente, fecha y tipo de documento. Esto permite una organización coherente y accesible.
Los empleados podrían buscar documentos de manera rápida y sencilla en SharePoint. Si buscan “reportes de auditoría de los últimos seis meses”, Azure OpenAI realiza una búsqueda avanzada y presenta los documentos relevantes de inmediato.
La automatización ahorraría al equipo financiero un 50% de tiempo en tareas administrativas, permitiendo que los empleados se enfocasen en análisis y toma de decisiones en lugar de buscar documentos.
Power Automate automatiza recordatorios de revisión y actualizaciones para documentos de clientes, manteniendo así un control de versiones seguro en SharePoint y asegurando que los consultores trabajen siempre con la información más actualizada.
Resultados de la implantación
Con todo ello, la empresa mejoraría su productividad, reduciendo significativamente el tiempo dedicado a tareas administrativas y aumentó la satisfacción de sus empleados al brindarles una herramienta eficiente para el acceso y la gestión de información. No sólo se genera un impacto significativo en la eficiencia, sino que también se aumenta la retención de talento cuando tus empleados aprecian que están aportando valor y aprovechando el tiempo para dar soluciones y un mejor servicio a los clientes en lugar de estar perdiendo horas en tareas rutinarias y aburridas.
Aunque estas mejoras en los procesos internos no sean percibidas por los clientes, cualquier empresa tendría claro que mejoran la velocidad de respuesta, y la precisión del servicio que dan, impactando en la mejora de satisfacción de sus clientes.
La integración de SharePoint, Power Automate y Azure OpenAI permite una gestión documental fluida y eficiente, mejorando la accesibilidad, reduciendo el tiempo de búsqueda y eliminando errores en el manejo de documentos. Para cualquier empresa, esta solución representa una ventaja significativa en productividad, ahorro de tiempo y calidad de colaboración interna. Los próximos pasos consistirían en incluir una evaluación de las necesidades documentales actuales de la empresa y la configuración de flujos de trabajo específicos para optimizar aún más los procesos.
Implementar una solución de gestión documental automatizada puede ser el paso que necesitas para que tu equipo se enfoque en tareas de mayor valor, mejorando la productividad y colaborando de manera más eficiente, un paso en el que nuestros expertos pueden ayudarte. Aprovecha herramientas como SharePoint, Power Automate y Azure OpenAI y lleva la gestión documental de tu empresa al siguiente nivel.
