M365 Vs. Google Workspace

Cuando llega el momento de pensar que plataforma de correo elijo para mi empresa siempre vienen a la cabeza los dos grandes proveedores del mercado, Google y Microsoft. Si estuviéramos hablando solo de correo podríamos decir que ambas plataformas son muy similares, pero la pregunta que deberíamos hacernos en este caso es, ¿cuál es el uso final que van a hacer los trabajadores de su cuenta de correo electrónico?

Y es que rara vez vamos a utilizar el correo exclusivamente como herramienta de comunicación (Gmail/Exchange). Además de esto vamos a necesitar más herramientas para trabajar, como pueden ser hojas de cálculo o hojas de texto, y cuya conexión con el correo puede facilitarnos muchas tareas en el futuro. Si nos planteamos eso ya podemos empezar a pensar en M365 (antiguo O365) o Google Workspace (antiguo Gsuite).

Ambas plataformas nos ofrecen una suite completa de esas aplicaciones que vamos a necesitar en el día a día y que podremos utilizar desde diferentes dispositivos con el mismo perfil de usuario. A partir de aquí ya podemos entrar a valorar qué diferencias tienen entre ellas y cual se puede adaptar mejor a nuestras necesidades.

La primera pregunta que hace un nuevo usuario ante esta disyuntiva es siempre ¿qué plataforma es mejor? Mi respuesta siempre es la misma: Las dos plataformas son muy buenas, pero Office es el lenguaje universal. Quién no ha trabajado con algún documento de texto que no sea Word y cuando ha intentado mandarlo o hacer ese documento público se ha perdido la maquetación que habíamos realizado.

Así que para mí la respuesta siempre es la misma, el lenguaje universal manda. Además, podemos observar también la fuerza de Microsoft ya no solo con su suite de M365, sino con su plataforma en la nube, Microsoft Azure.

Pero alejándonos de una visión más subjetiva vamos a intentar comparar las diferencias de las 2 plataformas.

Gmail Vs. Exchange M365

La gran diferencia entre ambos correos es que mientras que Microsoft 365 Outlook for Business permite crear hasta 400 alias de correo electrónico para cada usuario (sin licencias o cargos adicionales), el correo de Google Workspace solo llega a 30 por usuario. Dicho esto, el resto de las funcionalidades son prácticamente idénticas en ambas opciones, por lo que no resulta una de las características más determinantes a la hora de elegir.

Aplicaciones Empresariales

Ambas plataformas cuentan con una completa oferta de aplicaciones para editar y crear archivos trabajando en la nube y permitiendo el acceso a varios usuarios. Las clásicas Hojas de cálculo, Documentos, Calendar, Meet, Hangouts, y un largo etcétera en lo que se refiere a Google Workspace, y Excel, PowerPoint, OneDrive, Power BI, SharePoint, etc. en cuanto hablamos de Microsoft365.

Ahora bien, aquí deberíamos hacer un alto ya que vamos a entrar a hablar de una aplicación de Microsoft que podemos decir que no tiene rival en Google, estamos hablando de Teams.

Microsoft Teams

Podríamos llegar a comparar una pequeña parte de Teams con Meet como app para videoconferencias, pero Teams no es solo una app para hacer reuniones virtuales, Teams es un espacio de trabajo colaborativo donde podríamos decir que se juntan las apps Meet y Drive de Google, pero dando un paso más con esta solución de Microsoft.

¿Qué es Teams? Siempre lo definía antes de la pandemia como el escritorio del futuro, pero a raíz de la pandemia puedo decir sin ningún lugar a dudas que hablamos del escritorio del presente. Entrando en detalle, Teams es un espacio donde se puede chatear y hacer reuniones pudiendo subir a esas reuniones y chats documentos para trabajarlos de forma colaborativa y que quedan almacenados en SharePoint. De esta forma siempre están accesibles con su última versión y con acceso a ese historial de versiones por si hubiera que corregir algo.

Pero todavía tenemos más, mucho más. Tenemos los equipos, donde podemos trabajar por departamentos o por proyectos, creando canales para poder tener toda esa documentación organizada y de muy fácil acceso. Podemos introducir tareas y asignarlas a los compañeros para crear un flujo de trabajo sin necesidad de pérdidas de tiempo o correos con adjuntos y sus versiones. Nosotros dentro del grupo y su canal podremos trabajar en el documento y que quede actualizado para que el siguiente compañero no tenga que hacer nada más que entrar en su tarea y seguir con su trabajo. Podemos invitar a personal externo de nuestra organización para que vea esa documentación o tener con esos externos un espacio de trabajo compartido para el proyecto que estemos trabajando.

Esto es solo un pequeño ejemplo de lo que Teams puede hacer ya que es muy versátil, te permite hacer aprobaciones, listas, poner una web, etc.

Google Sites Vs. SharePoint

En este punto no encontraríamos grandes diferencias de usabilidad, en ambas podemos guardar archivos en la nube y tenerlas accesibles de manera sencilla. Entonces en que se diferencian, básicamente podríamos decir que en el tamaño disponible según el plan que elijas. Y la otra diferencia que se podría marcar es que como la suite de Microsoft está más integrada con el resto de sus aplicaciones como ocurre con Teams podríamos decir que SharePoint al tenerlo más conectado puedo crear o acceder a esa información a través de un equipo de Teams sin necesidad de entrar en SharePoint o de igual manera llevar ese documento a un gestor de tareas sin sacarlo del entorno en el que lo tengo.

Sacando conclusiones de todo lo que hemos leído, se podría decir que ambas plataformas son muy competentes ahora bien si lo que busco es simplemente correo y empezar con la nube Google se podría adaptar a esa necesidad, sin embargo, si busco algo más potente que me permita colaborar con distintos programas y trabajar de forma colaborativa y por proyectos M365 & Teams nos dará todo lo que podemos necesitar. ?Quieres más información sobre cómo implantar estas herramientas? Contacta con nosotros para que te ayudemos a crear una estrategia a tu medida.

Artículo redactado por Jorge García