¿Qué es Microsoft Viva?

Dentro de los productos y soluciones de negocio que Microsoft ha ido incorporando a su catálogo, las herramientas para facilitar la productividad y coordinación entre empleados han tomado un papel protagonista para mejorar el rendimiento y organización de los trabajadores. Hoy comenzamos una serie de artículos en los que desgranaremos las características de Microsoft VIVA, una plataforma de experiencia del empleado (EXP en sus siglas en inglés); un software empresarial que se centra en satisfacer las necesidades diarias de los empleados en el nuevo entorno de trabajo.

Mejorar el compromiso de los empleados, su aprendizaje y bienestar son algunos de los objetivos que se marca un líder digital al utilizar este tipo de soluciones de software. Además, Microsoft VIVA proporciona recomendaciones, a partir del análisis del estilo de trabajo de cada persona, para mejorar su productividad.

El modelo híbrido de trabajo y sus soluciones de software

Las plataformas de experiencia del empleado constituyen una nueva categoría de soluciones tecnológicas, que proporcionan los recursos y el soporte que las personas necesitan para tener éxito y prosperar, permitiéndoles desarrollar mejor su labor en el nuevo entorno laboral.

Pero, ¿por qué y para qué? Debido a nuestra actual manera de trabajar de forma hibrida, oficina, viajes y hogar el empleado ha perdido ese sentimiento de pertenencia a una organización. Esto se ha visto agravado por la pandemia que nos ha tocado vivir en estos tiempos. Hemos perdidos muchos cafés de pasillo donde nos contábamos y solucionábamos problemas y de igual manera donde obtenías información de la empresa.

Ante esto, Microsoft ha creado esta plataforma donde el empleado vuelve a ser el centro de la organización y en la cual se sentirá participe, informado y cuidado por su organización.

Para solucionar todo esto, la plataforma Microsoft VIVA cuenta con 4 pilares de actuación: VIVA INSIGHTS, VIVA TOPICS, VIVA CONNECTIONS, VIVA LEARNING, que te vamos a explicar en detalle entre este y nuestro próximo artículo.

VIVA INSIGHTS

VIVA INSIGHTS, también conocido como “Ideas VIVA” ofrece información personalizada y práctica a los trabajadores que les ayudan a reservar tiempo para realizar pausas, descansos, tener momentos de concentración, tiempo para dedicarlo a su formación, así como a estrechar la conexión con sus compañeros. Asimismo, los responsables de equipo y los directivos pueden ver las tendencias a nivel de grupo de trabajo y de organización -las experiencias y los datos personales están visibles sólo para cada empleado-, y obtener recomendaciones para equilibrar la productividad y el bienestar. Viva Insights puede ayudar a los miembros de un equipo a establecer límites en sus calendarios y establecer prioridades diarias para centrarse en lo que más importa. La información se genera a partir de datos agregados y no identificados para mantener la privacidad personal. Estas son sus principales características.

• Elementos Ideas Viva: Como usuario, obtenga información sobre las formas en que Viva Ideas le ofrece información y cómo puede usarlos para tomar buenas decisiones.
• Panel de MyAnalytics: Aporta información de en qué hemos invertido nuestro tiempo durante el último mes. Estos datos de productividad sobre los patrones de trabajo, sugerencias útiles para mejorar e información sobre su red, colaboradores principales y actividades de colaboración… podemos detectar los llamados “ladrones de tiempo” y tomar acción sobre ellos.
• Complemento de Viva Ideas Outlook: El complemento Ideas para Outlook presenta tarjetas de actividad basadas en nuestra experiencia de trabajo reciente con opciones para responder o hacer un seguimiento en función de nuestra actividad, lo cual supone que aprende en función de nuestro trabajo y por tanto se adapta a nosotros.
• Resúmenes: Un resumen semanal de los momentos más destacados de la semana anterior.
• Sugerencias en línea en Outlook: Recomendaciones contextuales basadas en datos para mejorar los patrones de trabajo, sigue la misma tecnología que se personaliza con el uso y se adapta a nosotros.
• Plan de foco: Ayuda a programar hasta dos horas de tiempo ininterrumpido en el calendario cada día para centrarse en el trabajo prioritario.
• Retrasar el plan de entrega: Al redactar un correo electrónico en Outlook, retrasar la entrega sugiere programar entregas de correo electrónico que se alineen con el horario laboral de los destinatarios en sus respectivas zonas horarias. El retraso ayuda a minimizar las interrupciones de los destinatarios fuera de su horario laboral.

VIVA TOPICS

Viva Topics, también llamado Temas Viva, trata de poner solución a las dificultades que surgen a la hora de localizar dentro de la empresa a un experto en un tema concreto, tratar de descifrar los acrónimos de la compañía o encontrar el contenido necesario para desempeñar una tarea, especialmente cuando se es nuevo en la organización o se trabaja a distancia.

De hecho, según las investigaciones de Microsoft, las personas pasan el equivalente a siete semanas al año buscando o rehaciendo información. Viva Topics ofrece una experiencia que ayuda a extraer valor y conocimientos y hace que los empleados estén mejor informados y conectados con los expertos de la compañía.

Este módulo de la nueva Plataforma de Experiencia de Empleado de Microsoft, utiliza tecnología de Inteligencia Artificial, que ayuda a analizar y extraer valor de los datos de Microsoft 365 de un usuario, y se integra con una variedad de servicios de este tipo de terceros -como ServiceNow y Salesforce-. Viva Topics muestra automáticamente tarjetas de temas dentro de las conversaciones y documentos a través de Microsoft 365 y Teams. De esta forma, al hacer clic en una tarjeta, se abre una página de temas con documentos, conversaciones, vídeos y personas relacionadas con el tema en el que se está trabajando.

La inteligencia artificial en Temas Viva podría tardar dos semanas o más en indexar y mostrar temas en todo Microsoft 365 tras la configuración inicial. Temas Viva incluye tarjetas de temas, páginas de temas y características de centros de temas:

• Las tarjetas de temas proporcionan una instantánea rápida de los conocimientos y el contenido relacionado con un proyecto o tema específico. Las tarjetas de tema aparecen automáticamente cuando se detecta un tema, lo que proporciona una descripción, expertos, recursos e información adicional.
• Desplace el puntero sobre un tema cuando Temas Viva identifique un tema para ver la tarjeta del tema; escrita por IA, admite una mayor selección por parte de los expertos. Los temas facilitan la búsqueda de personas basadas en aptitudes, proyectos y experiencia. Cuando busque un tema, verá una lista de personas que han añadido el tema a su perfil.
• Temas se muestra en las tarjetas de personas en Microsoft 365, lo que ayuda a identificar quién trabaja en qué dentro de su organización, en función de los permisos y acceso existentes.
• Las páginas de temas se pueden configurar en el Centro de temas para obtener una vista personalizada de los conocimientos relevantes en la organización, incluidos temas relevantes actuales y preguntas abiertas. Los usuarios de Android pueden detectar más fácilmente contenido, experiencia y temas relacionados con su trabajo o intereses.
• Centro de temas proporciona más componentes web para integrar conocimiento y aprendizaje de toda la organización. Estos centros de temas personalizados están integrados y se incorporan sin problemas en su SharePoint.

Llegados a este punto ya empezamos a vislumbrar todo el potencial que Microsoft VIVA ofrece al usuario, pero ¿es esto todo lo que podemos sacar de esta herramienta? Solo acabamos de comenzar, aquí te descubrimos más funcionalidades de Microsoft Viva.

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Artículo redactado por Jorge García