¿Qué puedo hacer con Office 365? (Parte I)

Office 365: la herramienta de productividad definitiva

Hace no tantos años, si hubiésemos hecho una encuesta a un determinado número de empresas preguntando cuál era para ellas la mejor herramienta de comunicación, no habría habido discusión, hubiese ganado el correo electrónico por mayoría aplastante. Pero las cosas cambian y, poco a poco, van surgiendo nuevas y mejores maneras de trabajo que hacen que empecemos a trabajar de formas que, hasta entonces, nos eran desconocidas.

Para dar respuesta a esas necesidades nació Office 365. En mis visitas a clientes me he dado cuenta de que esta herramienta se asocia de manera inmediata con el servicio de correo electrónico (que también ofrecen otras compañías) pero, fuera de ese servicio, es donde se acaban las similitudes con los productos de las demás compañías.

A menudo, cuando les explico a esos clientes el abanico de aplicaciones que tienen a su disposición y, cómo esas aplicaciones pueden ayudarles a trabajar de una manera más eficiente, se quedan sorprendidos a la vez que impacientes por conocer cómo funcionan y cómo les pueden ayudar en su día a día.

SharePoint

Una de las inquietudes que me plantean es «¿dispone Office365 de algún tipo de gestor documental?, es que ahora trabajamos con carpetas compartidas pero se nos queda muy corto». Ahí es donde entra SharePoint.

Muchos de los planes de Office 365 ofrecen acceso a esta herramienta que permite, entre otras cosas: trabajar de forma simultánea en un mismo documento, organizar la información en base a unos determinados criterios, acceso a la información desde cualquier sitio con conexión a internet (tanto usuarios internos como externos), configurar alertas para que se nos avise cuando se modifica un determinado documento o carpeta y un largo etcétera.

Por ejemplo, ¿por qué gestionar las peticiones de precios mediante correo electrónico cuando puedo hacerlo a través de SharePoint rellenando un formulario de una forma más automatizada y ordenada? Lo mismo aplicaría a la gestión de las vacaciones o a tantos otros procesos internos de la empresa.

En definitiva, SharePoint mejora enormemente la experiencia de trabajo colaborativo y puede ser la herramienta ideal para gestionar los proyectos de la empresa de una forma más eficaz.

Skype Empresarial

Otra casuística que me plantean los clientes es: «actualmente utilizamos cierta herramienta para tener reuniones con nuestros clientes, ¿podríamos hacerlo de otra forma?» Para cubrir esa necesidad tenemos Skype Empresarial.

Skype Empresarial permite tener reuniones en línea con usuarios internos, pero también con usuarios externos sin necesidad de que estos dispongan de Office 365. Además, es posible presentar contenido (documentos Word, presentaciones en Powerpoint, etc.) con las personas con las que nos reunamos.

Para empresas que estén dispersas geográficamente, Skype Empresarial cobra todavía más relevancia ya que permite comunicarse con los compañeros ubicados en otras partes de la geografía poniéndolos a “2 clics” de distancia de nosotros. ¿Para qué voy a llamar a un compañero que trabaja en Valencia con el móvil si puedo llamarle mediante Skype, compartirle una presentación al momento y ahorrar costes?

Yammer

Al hilo de mejorar la comunicación, las compañías también, a menudo, me preguntan: «¿cómo puedo hacer que mis empleados interactúen más entre ellos y generar un sentimiento de pertenencia a la empresa?»

Según los estudios, crear un ambiente de trabajo en el que los empleados se sientan parte de un proyecto común hace que sean más productivos. Para dar respuesta a esta necesidad existe Yammer.

Yammer es una red social corporativa que se asemeja en apariencia a lo que sería Facebook. Mediante Yammer, podemos hacer partícipes al resto de la empresa de lo que “se está cociendo” en el día a día de tal forma que los usuarios pueden interactuar en dichas noticias de una forma mucho más dinámica que mediante el clásico correo electrónico.

Porque si, además de poner una noticia sobre un evento en Yammer, subo una foto y, además, menciono al resto de compañeros que estuvieron conmigo, estoy animando a que el resto se implique (y quien dice un evento dice una cena de departamento).

En los próximos posts de esta serie seguiremos hablando de más funcionalidades de Office 365, os recomiendo que no os los perdáis para poder sacar el máximo partido a esta herramienta en vuestra empresa.lca

De momento, aquí os dejo el enlace para que os podáis descargar la grabación de uno de los muchos webinars sobre el tema que realizamos desde el equipo de EFOR:

Office 365: Aumenta la productividad y colaboración de tu equipo

Artículo redactado por Fernando Orera