Smart Working, el nuevo marco de trabajo

En post anteriores estuvimos hablando del concepto Smart Working y los aspectos claves a la hora de implantar un modelo de trabajo como éste, basado en la consecución de objetivos. Recordemos que el Smart Working es la evolución del teletrabajo, un concepto más revolucionario y que nos acerca a la flexibilidad laboral, en la medida que es cada persona del equipo el que decide cómo distribuir su trabajo, desde donde trabajará o permanecerá conectado.

Los cuatro pilares del Smart Working

1. La movilidad: La empresa debe decidir desde dónde puede trabajar el empleado, desde la cafetería hasta el salón de su casa.
2. Trabajo a distancia: Hoy en día existen diferentes herramientas tecnológicas que permite trabajar en equipo optimizando el tiempo, los recursos y el proceso de ejecución.
3. Libertad de horarios: La empresa debe definir el marco para que el trabajador pueda organizar mejor su tiempo, y así mejorar la conciliación de la vida laboral con la vida personal.
4. Tecnología: El acceso a Internet es la clave, permitiendo el acceso a aplicaciones o documentos en cualquier momento, desde cualquier lugar y desde cualquier dispositivo (tablet, móvil, portátil o PC).

¿Por qué cambiar el modelo de trabajo?

Desde el punto de vista tecnológico, todos los indicadores desde hace un año están cambiando y están facilitando el cambio del entorno digital para poder desarrollar este modelo de trabajo. Por un lado, el informe el índice DESI, indicador que mide el rendimiento y evolución de los Estados miembros de la UE en materia de competitividad digital y que sitúa a España por encima de la media de la Unión Europea, ocupando la undécima posición dentro de la UE.

Por otro lado, las cifras publicadas por la CNMC con los datos de cierre de 2020 que muestran, entre otros datos, el aumento que se ha producido en la cantidad de conexiones de alta velocidad, un 9,7% más que el año anterior y el aumento de líneas móvil conectadas a internet, que sumaron un incremento de 1,2 millones de líneas en el año 2020.

La tecnología para un teletrabajo flexible y eficiente

Es fundamental el uso de herramientas de gestión (ERP, CRM,…) y colaborativas (M365) y apoyadas en un sistema de telecomunicaciones adecuado, para la que la empresa pueda adaptarse al mercado actual, mejorar la productividad y la profesionalidad de los procesos en un entorno de transformación digital para que el Smart Working pueda ser implementado con éxito. Daniel Jiménez, Director General de Vodafone Business España, aseguraba en una entrevista al diario Expansión: “este incremento del consumo digital implicará para las empresas la necesidad de infraestructuras de red robustas que proporcionen el acceso a más datos, partners tecnológicos que gestionen los servicios y soluciones de forma unificada y servicios de ciberseguridad como protección frente al incremento de las gestiones digitales y el uso de Internet”.

Estamos en un momento clave para comenzar a implantar este modelo de trabajo porque tal y como se refleja en un reciente informe de Fujitsu, en colaboración con la consultora PAC, “para el 2025 los millenials representarán más del 50% de la fuerza laboral y redefinirán la cultura corporativa en torno a modelos flexibles y abiertos, a la colaboración y a los datos. El trabajo en remoto y los freelance se establecerán como la norma, y las empresas modificarán drásticamente el tamaño y la apariencia de la oficina donde debe prevalecer un nuevo enfoque de salud y bienestar”.

Condiciones para implantar el Smart Working

Antes de comenzar, tenemos que tener claros que los pasos a dar para llevar a cabo una implantación exitosa del modelo Smart Working son los siguientes:

1. Acordar las condiciones de trabajo: Es necesario pactar entre la empresa y los trabajadores las condiciones de trabajo, según la normativa vigente.
2. Definir objetivos cuantificables. Alienados con la estrategia de la empresa hay que definir el objetivo personal y del equipo, han de ser objetivos SMART.
3. Proporcionar los recursos tecnológicos necesarios. No sólo equipar al trabajador de lo necesario para desempeñar sus funciones, sino además proporcionarle la formación necesaria para que lo haga eficientemente.
4. Definir los canales de comunicación. Se deben definir cuáles son los canales de comunicación entre trabajador y empresa, el número de reuniones de equipo, llamadas y los horarios aproximados para ellas, entre otras.
5. Implantar las herramientas de gestión y control de la productividad del equipo. Para poder realizar un seguimiento del empleado y su productividad es necesario establecer qué herramientas de gestión y control han de utilizarse.
6. Mejora de la seguridad. Trabajar fuera de los espacios de las oficinas supone un mayor riesgo para la seguridad de la información de la empresa. Por ello es necesario reforzar la seguridad con las herramientas necesarias y con especial atención a las medidas de ciberseguridad para asegurarse que no se filtran datos o se sufre algún ataque inesperado.

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